Průvodce správou IT aktiv

IT aktiva jsou náklady jak z hlediska pořízení, tak z hlediska správy. Musíte umět sledovat využití vašeho hardwaru a softwaru nákupy, abyste se ujistili, že podnik skutečně potřebuje vše, co jste si koupili, což by se projevilo jejich plným využitím. ZastánciSpráva IT aktiv(ITAM) souhlasí s tím, že pole musí měřit všechny náklady vzniklé IT infrastruktuře během jejího plného provozu životní cyklus . Toto měření se nazývá „ Celková cena vlastnictví “ (TCO).

Abyste mohli vypočítat TCO, musíte nejprve definovat, jaký je životní cyklus IT aktiv a jak měřit náklady v každé fázi. Vaší poslední výzvou je prozkoumat náklady a ujistit se, že ze svého rozpočtu na IT získáváte tu nejlepší hodnotu. Toto rozhodnutí není jen otázkou snížení nákladů, ale nalezení rovnováhy mezi požadavky na úroveň služeb a náklady.

Naštěstí si nemusíte vymýšlet vlastní vzorce pro správu IT aktiv, protože existuje spousta modelů, které byste mohli následovat. V této příručce se podíváme na nejpoužívanější pokyny, jak implementovat správu IT aktiv.

Mezinárodní asociace správců aktiv informačních technologií

TheMezinárodní asociace správců aktiv informačních technologií(IAITAM) je vedoucí silou v úsilí o zavedení standardních postupů pro správu IT aktiv.

IAITAM definuje životní cyklus ITAM, který zahrnuje následující fáze:

• Žádost
• Obstarat
• Dostávat
• Skladem
• Nasadit/Monitorovat
• IMAC (Instalovat-Přesunout-Přidat-Změnit)
• Odebrat/znovu použít
• Likvidace

Některé modely vkládají „ Podpěra, podpora “etapa mezi Nasadit/Monitorovat a IMAC . Jiné modely zkracují Receive, Stock a Deploy/Monitor do jedné fáze nazvané „ Rozvinutí .“ V této příručce se budeme řídit modelem IAITAM.

Poptávka, nákup, příjem a sklad

ITAM Žádost etapa je otázkou rozpočtové politiky podniku. Toto je funkce vašich běžných účetních postupů a zabývá se tím, jak jsou nákupy schvalovány. Pokud je rozpočet oddělení stanoven ročně, musí IT manažer rozhodnout, zda je potřeba nové vybavení.

Pokud servisní oddělení vedou proces nákupu tím, že identifikují potřebu další infrastruktury, pak musí proběhnout jednání s IT oddělením. Dohled ITAM v této fázi úzce souvisí se zásadami správy IT služeb vaší společnosti.

The Obstarat etapa je obvykle řízena IT oddělením. Požadavek může být možné splnit ze stávajících zásob. Bylo by tomu tak, pokud by tam byli zaměstnanci, kteří nedávno odešli a zpřístupnili počítače a softwarové licence dalším uživatelům.

Potřeba snížit pořizovací náklady také vyžaduje, aby kupující IT vybavení prozkoumali trh a našli nejlevnějšího dodavatele pro často požadovaný hardware a software. Bylo by také dobré zřídit si účet u dodavatelů, kteří jsou ochotni poskytovat slevy pro pravidelné zákazníky.

The Dostávat fáze je další oblastí, která závisí na firemní politice. Pokud máte mnoho míst, možná budete chtít centralizovat úložiště. Tato strategie by však vyžadovala dodatečnou přepravní nohu pro konečnou dodávku. Vaše strategie příjmu bude záviset na velikosti vaší organizace a počtu a vzdálenosti všech jejích poboček.

s Skladem fázi se začnete odklánět od potřeby účetních nástrojů k požadavku na inventární registry. Nástroje podporující tuto fázi životního cyklu se jen málo liší od nástrojů potřebných pro standardní správu aktiv. IT manažer musí zajistit, aby bylo na skladě co nejméně IT aktiv.

Zkušenost vás možná naučila ponechat si některé části vybavení náhradní kryt pro selhání nasazeného zařízení . Úspěšné odsouhlasení smluv o podpoře pro hardware i software s dohodami o úrovni služeb, které zajistily rychlou výměnu, by umožnilo snížit bezpečnostní zásoby.

Smlouvy o údržbě umožňují nejen snížení zásob, ale přidávají cenovou pobídku k politice udržování nízké volné kapacity. I když záruky a podpora mohou být vestavěné do kupní ceny hardwaru i softwaru by neměly být považovány za „zdarma“. Rozšíření kontaktů podpory je obvykle zpoplatněno, takže byste měli tuto částku zaúčtovat jako součást počáteční kupní ceny.

Udržování náhradního vybavení a používání nevyužitých softwarových licencí s sebou nese náklady na podporu. Takže tím, že vyprší smlouva o údržbě bez použití, vás tato rezerva stojí peníze.

Nasadit/Monitorovat

Pokud zahajujete politiku ITAM v organizaci, která již funguje, pak Nasadit/Monitorovat fáze bude pro vaši implementaci životně důležitá. Vytvoření inventáře zařízení je základem správy majetku IT.

Není neobvyklé, že podniky ztratí přehled o tom, jaké fyzické zdroje mají. Placené softwarové licence se snáze kvantifikují. Ne každý však dokumentuje počet kopií softwaru, které se v organizaci používají.

Naštěstí existují nástroje pro monitorování systému, které dokážou provést audit vašeho stávajícího systému, provést inventuru hardwaru a registr veškerého nainstalovaného softwaru. Tyto nástroje značně usnadňují vytvoření výchozího bodu pro vaši strategii ITAM.

Sledování výkonu má pro ITAM druhou výhodu. Může vám pomoci odhalit nadměrné poskytování služeb nebo přetíženou infrastrukturu. Nástroje pro správu sítě vám mohou pomoci nasadit tvarování provozu, abyste ze svých zdrojů získali co nejlepší hodnotu.

Smluvní hodnoty

Problém již zmíněný v části Sklad výše se týká smluv o údržbě a podpory ze strany dodavatelů. Měření výkonu SLA je běžnější na straně poskytovatele služby než na straně zákazníka. Stejně jako u pojistných smluv je výhoda SLA ve smlouvě o podpoře měřitelná v účtech zákazníka pouze tehdy, když se něco pokazí.

Dodavatel má větší motivaci pro zásady poskytování služeb a audit SLA než kupující. Smluvní závazky musí být zváženy systémem dodavatele již ve fázi návrhu. To vytváří požadavek na zavedení kontaktních kanálů a výběr softwaru pro monitorování a řízení týmu, aby byl zaručen výkon. Tyto monitorovací systémy by také měly zahrnovat podávání zpráv o výkonnosti.

Údaje o dodržování smluv jsou zákazníkům běžně poskytovány jen zřídka. Místo toho funguje jako pojistka pro dodavatele jako důkaz proti stížnostem nebo potenciálním nárokům zákazníků na porušení SLA.

Výkon podpory se stává problémem pro zákaznické společnosti, když provozují interní oddělení podpory. V tomto případě má oddělení podpory plnění povinností vůči obchodním oddělením a naopak potřebuje měřit poskytování podpory dodavatelů, aby zajistilo jejich vlastní dodržování. V tomto příkladu je třeba IT oddělení poskytnout Help Desk a software MSP a měly by být zaúčtovány jako součást celkových nákladů na vlastnictví.

IMAC ( Install-Move-Add-Change ), Vyřazení/Opětovné použití a Likvidace

The IMAC a Odebrat/znovu použít fáze životního cyklu aktiv jsou úzce spojeny s Skladem a Nasadit/Monitorovat fáze. Pro měření nákladů jsou v těchto fázích stejně důležité smlouvy o údržbě.

IMAC znamená „instalovat, přesunout, přidat, změnit“. Tato fáze vás vede k přizpůsobení rozložení vaší sítě a metodám, které používáte k dodávání softwaru vašim zaměstnancům a zákazníkům, za účelem optimalizace výkonu a snížení nákladů.

The Odebrat/znovu použít fáze je úzce spojena s IMAC. Výsledkem analýzy využití je vyřazení některých zařízení nebo softwaru, které lze přerozdělit. Tato analýza může také odhalit, že máte příliš mnoho licencí pro konkrétní softwarový balíček nebo typ zařízení.

The Likvidace fáze je funkcí standardních účetních metod odepisování majetku. Ty vám zajistí životnost každého kusu vybavení. To vám řekne, kdy vyprší životnost zařízení. Tento kus hardwaru lze poté prodat a získat zpět nějaké peníze.

Existuje řada strategií, které byste měli použít ke snížení TOC ve fázích IMAC a Retire/Re-use.

Snižte náklady na síťovou infrastrukturu

Příkladem opatření, která by měla být přijata pro zlepšení využití aktiv, je formování dopravy .

Během operací byste měli sledovat úrovně provozu v celé síti, na každém zařízení a na každém spojení. Je normální zaznamenat trend nárůstu aktivity, takže vaše stávající infrastruktura bude nakonec zahlcena. Budou také požadavky na nové aplikace a přidání nových uživatelů zatěžovat váš systém .

Spíše než plánování kapacity sítě pro maximální očekávané objemy provozu je nákladově efektivnější řídit využití. Všechny sítě přirozeně zažívají špičky a poklesy poptávky. Traffic-shaping se snaží řídit využití a přepínat úkoly, které nejsou časově citlivé na doby mimo špičku.

Vaše síť v každém okamžiku přenáší provoz, který je třeba doručit nejvyšší možnou rychlostí, jako jsou video streamy a VoIP a provoz, který není tak naléhavý, jako je e-mail. Všechny tyto aplikace budou dodány včas, ale některé musí být dodány rychleji než jiné. Upřednostňování provozu a řazení selektivního provozu ve frontách zpomaluje provoz tam, kde jsou zpoždění nepozorovatelná. To znamená, že můžete utratit méně za poskytování šířky pásma.

Přerozdělit zdroje

Monitorování síťového provozu na propojení a zkušební rychlosti mezi koncovými body vám mohou pomoci odhalit úzká místa . Potřebujete systém monitorování sítě, který vás upozorní na přetížení konkrétních zařízení.

S informacemi, které shromažďujete o úzkých hrdlech a rychlostech připojení, můžete překonfigurovat rozvržení vaší sítě a přesunout zařízení z oblastí s nízkou úrovní provozu, abyste zvýšili kapacitu v oblastech s vysokým provozem. Toto je příklad toho, jak může IT manažer předejít nákladům na nákup nového vybavení změna využití stávajících zásob .

Zavedení virtualizace je také užitečným nástrojem pro dodávání softwaru. Virtuální stroje se snáze přerozdělují, protože přesun nevyužité kapacity do oblastí s vysokou poptávkou může být prováděn automaticky pomocí softwaru VM.

Zabránit selhání hardwaru

Monitorování síťových zařízení a úrovní provozu v síti také umožňuje správci IT odvrátit potenciální problémy při doručování způsobené tím nadužívání . Instalací softwaru pro správu výkonu sítě a nastavením výstrah prahových hodnot výkonu může správce sítě odvrátit zátěž na zdroje, která by jinak vedla k nepřijatelnému snížení výkonu.

Sledování výkonu serveru vám také pomáhá předcházet katastrofě. Sledujte využití procesoru, paměti RAM a disku, abyste mohli přesměrovat úlohy na jiné servery nebo přidat úložný prostor dříve, než se servery přetíží. Podobně vám sledování využití může říct, kde byla kapacita překročena.

Snižte náklady na podporu

Samoobsluha Podpora funkce a rychlé komunikační kanály mohou také snížit náklady. Mnoho volání Help Desk se týká rutinních úkolů, které by uživatelé mohli provádět sami, jako je například změna hesla. Další výzvy vyplývají z nedostatečného školení mezi uživatelskou komunitou. Tuto mezeru lze zaplnit znalostní bází, která obsahuje tipy pro odstraňování problémů a návody k použití.

Schopnost sledovat aktivitu uživatelů a posílat jim varovné zprávy o potenciálních problémech také snižuje počet telefonátů podpory – řeknete jim, že je problém, dříve než vám to řeknou.

Software pro správu IT aktiv a systémové nástroje

Účetní nástroje se pravidelně používají pro řízení aktiv a nákladů. Potřeby dodatečného vybavení správy IT aktiv se odvíjejí od požadavku na lepší informace o výkonu zařízení, umístění a využití.

Uživatelská podpora

Jak již bylo zmíněno výše, efektivní uživatelská podpora je nezbytnou součástí správy IT aktiv. Zaměstnanci IT nemohou vždy otestovat každý případ použití a interakce mezi nainstalovanými aplikacemi před uvedením nových služeb do provozu v rámci podniku. To znamená, že akce, ke kterým dojde během normálních operací, budou vždy nezohledněny. Umožnění komunitě uživatelů rychle se spojit s pracovníky podpory IT znamená, že můžete rychle upravit konfiguraci svého zařízení, pokud nastane neočekávané nebezpečí.

Servisní přepážka SolarWindsje typická aplikace service desk, která zahrnuje prodej vstupenek, samoobslužný portál a znalostní bázi. Jedná se o online službu, takže nemusíte instalovat žádný software na své vlastní servery. Tento nástroj se objevil na prvním místě nedávné zprávy o celém trhu. Služba byla navržena podle standardů ITIL a zahrnuje nástroje a pracovní postupy, které vám pomohou vytvářet, spravovat a přizpůsobovat systémy IT. Díky tomu je více než jen systém Help Desk.

O mnoho dalších softwarových požadavků pro správu IT aktiv se stará SolarWinds Service Desk. Zahrnuje správu změn, správu verzí, správu konfigurace, správu úrovně služeb a další základní funkce správy aktiv IT. Nástroj bude neustále sledovat výkon zařízení, takže si můžete být jisti, že všechny vaše IT prostředky jsou funkční a efektivně nasazené.

SolarWinds Service Desk je zpoplatněn na základě agenta/za zařízení, takže je vhodný pro podniky všech velikostí. Služba je rozdělena do tří úrovní služeb. Základní balíček pokrývá všechny funkce helpdesku s komplexnějšími funkcemi správy IT aktiv, které jsou k dispozici pouze ve vyšších balíčcích. SolarWinds Service Desk můžete získat na 30denní bezplatnou zkušební verzi.

SolarWinds Service Desk Start 30denní zkušební verze ZDARMA

Zjišťování a inventarizace zařízení

Klíčovým nástrojem v ITAM je inventář zařízení . Nemůžete sledovat náklady na svá aktiva, pokud přesně nevíte, jaká aktiva máte a kde jsou. Podniky, které implementují ITAM od svého počátku, mají výraznou výhodu. Ti, kteří již fungují, čelí problémům.

Identifikace zařízení na skladě je jeden problém a druhý je identifikace zařízení v provozu. Řešením pro sledování nevyužitého vybavení je vytvořit politiku vracení veškerého vybavení do centrálního fyzického skladu.

Sledování používaného zařízení je snadný úkol, pokud máte správný nástroj. Většina nástrojů pro monitorování sítě obsahuje automatické zjišťování zařízení. Tento nástroj zjistí všechna zařízení připojená k síti a vytvoří o nich protokol. Stejný mechanismus, který vytváří tento inventář, běží nepřetržitě a aktualizuje inventář automaticky, když je zařízení přidáno, přesunuto nebo odebráno. Nástroj, který dokáže generovat a mapa sítě z inventáře vám pomůže při analýze využití zařízení.

TheMapovač topologie sítě SolarWindsje příkladem nástroje, který vytvoří počáteční inventář sítě a mapu topologie a poté síť neustále monitoruje, aby tyto dvě úložiště informací aktualizoval.

SolarWinds Network Topology Mapper Start 14denní zkušební verze ZDARMA

Dalším nástrojem, který je vhodný pro zjišťování a inventarizaci zařízení, jeFadom. Kromě sestavování neustále aktualizovaného inventáře hardwaru tento systém vytváří inventář softwaru, který lze použít pro správu licencí. Tento balíček má také funkce sledování živého výkonu, které zahrnují sledování šířky pásma.

Faddom Start 30denní zkušební verze ZDARMA

Výkon zařízení

Monitory výkonu sítě zaměřit se na stavy síťových zařízení. Tato kategorie systémových nástrojů vás upozorní na problémy se zařízeními a umožní vám nastavit prahové hodnoty varování, abyste mohli dostat pokročilé varování před potenciálním vyčerpáním zdrojů. Tyto nástroje vám také pomohou otestovat výkon připojení typu end-to-end.

TheMonitor výkonu sítě SolarWindsje dobrý nástroj pro sledování stavů síťových zařízení. Tento nástroj integruje zařízení pro zjišťování sítě a mapovač topologie sítě. The NetPath obslužný program v nástroji zobrazuje výkon všech vazeb mezi dvěma koncovými body.

Ke sledování vašich serverů budete potřebovat samostatný monitorovací nástroj. TheMonitor serverů a aplikací SolarWindssleduje stavy vašich serverů, což vám umožňuje snížit zatížení nebo přidat zdroje, když to uvidíte CPU, paměť a úložiště dosahují své plné kapacity. Tento nástroj je také užitečným vstupem do opatření pro formování provozu, protože vám pomáhá identifikovat software a služby, které generují největší provoz.

Správa softwaru

Stejně jako u hardwaru musíte sestavit soupis softwaru. Potřebujete vědět, kolik instancí každého balíčku se používá, a potřebujete vědět, kdy jsou pro ně dostupné aktualizace a zavést je. Nástroje jako napřMonitor serverů a aplikacíudělá to za vás.

Pokud nasadíte virtualizaci, budete k tomu potřebovat monitorovací nástroj. Virtualizace zahrnuje hardware, služby a aplikace, takže může být obtížné udržet si dobré zdraví zkoumáním každého prvku zvlášť. TheSolarWinds Virtualization Managerje dobrým příkladem nástroje, který dokáže monitorovat implementace virtuálních počítačů z jedné konzoly.

Sledování uživatelů

Abyste zjistili, který software používají zaměstnanci, kterým je přidělen, můžete nainstalovat software pro sledování uživatelských zařízení, který ukazuje, kdo co dělá a kde – poskytuje také sledování přístupu k zařízení.

Informace z uživatelského zařízení pro sledování také slouží k analýze provozu. Mohli byste se podívat naSledování uživatelských zařízení SolarWinds. Tento nástroj má další bezpečnostní funkce, které vám umožní odhalit nepoctivá zařízení a zabránit cizím lidem ve využívání vašich zdrojů.

Sledování šířky pásma

Monitor šířky pásma vám umožní odhalit nevyužité a přetížené oblasti vaší síťové infrastruktury, což vám umožní efektivně znovu využívat zdroje kde jsou potřeba.

Systém jako jeSolarWinds NetFlow Traffic Analyzervám pomůže odhalit přetížené odkazy a reorganizovat vaši infrastrukturu. Tento nástroj vám také může pomoci implementovat tvarování provozu pro zlepšení kvality služeb, které vaše síť poskytuje kritickým aplikacím.

Outsourcovaná správa aktiv

Všechny úkoly podpory a údržby správy majetku IT lze zadat externě poskytovatelé spravovaných služeb (MSP) . MSP může také pomáhat s úkoly plánování kapacity správy majetku IT tím, že poskytuje záznamy o minulém využití zdrojů. Tyto informace se vkládají do výpočtů požadované infrastruktury, aby odpovídaly potřebám přirozeného nárůstu aktivity nebo rozšíření služeb přidáním nových uživatelů, koncových bodů a/nebo softwaru.

Softwarové nástroje požadované MSP se liší od těch, které vyžaduje interní IT oddělení. Hlavní rozdíl spočívá v postupech přístupu, protože všechny podpůrné činnosti budou prováděny z jiného místa. Sada nástrojů potřebných pro tuto činnost mimo pracoviště se nazývá „ systém vzdáleného monitorování a správy “ nebo „RMM“.

Kromě nástrojů, které technici potřebují k implementaci funkcí vzdálené podpory a monitorování. MSP potřebuje nástroje pro správu týmu, správu zákazníků a správu smluv. Balíček softwaru, který podporuje tyto činnosti správy MSP, se označuje jako „PSA“, což znamená „ automatizace profesionálních služeb .“

Příkladem softwarové platformy MSP je Ven Systém. Tohle je cloudová služba který zahrnuje balíčky PSA i RMM. Takže všechny úkoly správy IT majetku MSP lze provádět prostřednictvím portálu Atera. Jako online služba je Atera přístupná prostřednictvím standardního webového prohlížeče, což znamená, že MSP nemusí instalovat žádný software na své vlastní stránky ani udržovat žádný vlastní hardware pro podporu tohoto softwaru. Atera můžete hodnotit registrací do a zkušební verze zdarma na jejich webových stránkách .

Nástroje pro správu aktiv IT

Klíčovým požadavkem úspěšné správy IT aktiv je mít správné nástroje pro danou práci. Podrobněji se dostáváme k nejlepší nástroje pro ITAM v souvisejícím příspěvku . Mnoho aspektů správy IT aktiv je otevřených výkladu. Proměnné, jako je životnost zařízení a standardy úrovně služeb, jsou všechny záležitosti politiky. Rozhodnutí o politice jsou vaším klíčovým politickým nástrojem; software, jen podporuje vaši strategii.

Příbuzný: Nejlepší nástroje ITAM