8 nejlepších softwarových řešení pro IT dokumentaci

Vytvoření IT dokumentace stojí peníze, ale většina společností svou technickou dokumentaci okamžitě ztratí, jakmile ji zakoupí nebo vytvoří. Nejběžnější metodou správy dokumentace je její vytištění a vložení do pořadačů na řady ignorovaných polic. Existuje lepší způsob.

Aby byly tyto dokumenty IT užitečné, vyžaduje to tři prvky:

• Digitalizovat dokumentaci databáze
• Standardizujte formáty
• Indexujte obsah dokumentů, aby bylo možné v nich vyhledávat.

Zde je náš seznam osmi nejlepších softwarových nástrojů pro dokumentaci IT:

1. Dokumentace SuperOps IT VOLBA REDAKCE Tato služba je součástí platformy SaaS, která poskytuje služby RMM i PSA pro MSP a umožňuje technikům vést záznamy o spravovaných i nespravovaných aktivech.
2. NinjaOne (ZKOUŠKA ZDARMA) – dříve NinjaRMM – jedná se o balíček nástrojů pro techniky MSP, který zahrnuje knihovnu dokumentace, která obsahuje šablony pro vytvoření referenční knihovny pro klientské systémy a podnikové osvědčené postupy. Jedná se o cloudovou platformu.
3. Ven (ZKUŠEBNÍ ZKOUŠKA ZDARMA) Tato platforma SaaS určená pro poskytovatele spravovaných služeb zahrnuje rámec znalostní báze, který umožňuje uživatelům a technikům dodávat návody k použití systému.
4. N-schopný pas Týmový systém ochrany hesel, který také provozuje cloudové úložiště dokumentů.
5. IT lepidlo Online platforma pro správu dokumentů, která se integruje s mnoha systémy pro řízení projektů a spolupráci.
6. ITBoost Webový dokumentační systém, který vlastní ConnectWise, systém správy infrastruktury.
7. Soutok Podnikový systém pro spolupráci, komunikaci a dokumentaci, který je široce používán v IT průmyslu.
8. DokuWiki Bezplatný tvůrce Wiki, který lze použít k vytvoření vlastní znalostní báze.

Udržování IT dokumentace v digitálním formátu je prvním krokem k uvedení podnikové dokumentace do použitelného stavu. Typickou reakcí je vytisknout dokumenty a uložit je do knihovny. To je výhodná strategie pro osobu nebo společnost, která vytvořila dokumentaci, protože poskytuje fyzický, vizuální důkaz jejich tvrdé práce. Na tom se však dnes většina lidí shoduje je třeba se vyvarovat nadměrného používání papíru . Tištěné dokumenty zabírají místo, vyžadují investici do úložných skříní a vyžadují pokácení spousty stromů.

Druhým krokem je standardizace formátu úložiště používaného pro tyto dokumenty. Pokud dokumenty IT pocházejí v digitálním formátu, pak je vysoká pravděpodobnost, že budou v malém počtu typů dokumentů. Formáty Microsoft Word a PDF jsou velmi běžné a lze je převést do jiných formátů.

Poslední fází je k indexovat obsah dokumentů . Jedná se o pracný úkol, když se provádí ručně, ale může být velmi rychle dokončen automatizovanými procesy.

Přeměna ignorovaných IT dokumentů na často přístupné informační zdroje vyžaduje pouze účinný nástroj pro správu dokumentů. O jeden krok lépe je vytvořit všechny dokumenty IT vaší společnosti ve formátu souboru, který je nastaven pro interpretaci do přístupných webových systémů, jako je např. Wiki formát .

Na trhu existuje mnoho systémů pro správu dokumentů. Je to však kategorie softwaru, o které málokdo ví a málokdo ví, co hledat, aby správně posoudil všechny možnosti.

Prozkoumali jsme trh. Uvedli jsme nezbytné atributy nástroje pro dokumenty IT a poté jsme se podívali na všechny produkty na trhu, abychom zjistili, které splňují tento seznam požadavků.

Nejlepší software pro dokumentaci IT

Každý z těchto systémů dokumentace IT je trochu jiný. Každý má jiné přednosti a osloví různé organizace. Někteří vytvářejí formáty zobrazení dokumentů, které vypadat jako webové stránky a některé jsou pro import existujících dokumentů vhodnější než jiné. Některé jsou dokumentační systémy, ve kterých by měla být napsána dokumentace vašeho systému. Jiní jsou nástroje pro zjišťování systému který automaticky vygeneruje vaši IT dokumentaci.

Naše metodika pro výběr řešení dokumentace IT

Přezkoumali jsme trh se softwarem pro IT dokumentaci a analyzovali možnosti na základě následujících kritérií:

• Rámec pro vytváření různých formátů přístupu k dokumentaci a ukládání
• Schopnost vytvořit znalostní základnu pro podporu uživatelů
• Možnost vytvoření knihovny projektové dokumentace pro vývoj
• Možnost zpřístupnit knihovnu dokumentů prostřednictvím indexovaného webového portálu
• Administrátorské nástroje, které umožňují vytváření uživatelských účtů
• Bezplatná zkušební verze na bezplatné zkušební období nebo záruka vrácení peněz
• Hodnota za peníze s užitečnými nástroji za férovou cenu

Více o těchto možnostech si můžete přečíst v následujících částech.

1. Dokumentace SuperOps IT (ZKOUŠKA ZDARMA)

SuperOps IT dokumentace je cloudová služba, která umožňuje pracovníkům IT Operations dokumentovat IT systém. Tento nástroj je součástí RMM balíček který je spojen se systémem PSA. Dva balíčky služeb tvoří jeden celek platforma podpory pro poskytovatele spravovaných služeb. Systém IT dokumentace lze použít k dokumentaci vnitropodnikových zařízení a také majetku klientského systému.

Modul IT dokumentace SuperOps vám umožňuje získat úplný popis každého z nich aktivum do standardního formátu s možností vyhledávání. Tento systém může být založen na službě zjišťování aktiv, která je zabudována do balíčku RMM. Získejte veškeré své vybavení uvedené v inventář a poté přidejte poznámky a popisy funkcí vytvořením vlastních šablon dokumentace.

Klíčové vlastnosti:

• Baleno pro poskytovatele spravovaných služeb
• systém SaaS
• Vytváří průvodce používáním systému
• Základní plán je na rok zdarma

Jak to je cloudová služba SuperOps zahrnuje úložný prostor pro vaši knihovnu dokumentů v balíčku předplatného. Můžete si také vybrat zálohování tohoto úložiště na cloudový server podle vlastního výběru. Nicméně, vzdálené úložiště ze služby SuperOps IT Documentation značně usnadňuje sdílení dat. Nemusíte si dělat starosti s tím, že by jeden zaměstnanec hromadil systémové informace, protože když všechny týmové znalosti zanesete do dokumentačního systému, všichni zaměstnanci budou stejně zmocněn .

Funkce systému IT dokumentace umožňují manažerům vytvářet různé pohledy a řídit přístup k citlivým nebo obchodním kritickým informacím. Dokumentační systém lze použít ve spojení s Servisní pult modul balíčku PSA k poskytování vzdělání techniků nebo samoobslužných průvodců.

Klady:

• Vysoce přizpůsobitelné – skvělé pro společnosti, které chtějí vytvořit vlastní SOP
• Jedná se o hybridní řešení RMM/PSA
• Flexibilní cloudový produkt
• Skvělá volba pro MSP a větší interní týmy

Nevýhody:

• Prospělo by delší 30denní zkušební období

The RMM a PSA služby SuperOps jsou dostupné ve čtyřech plánech. Nástroj IT dokumentace je součástí dvou z těchto vydání. První z nich je Pouze plán, který je zaměřen na nezávislé techniky a je zdarma k použití pro první rok. Vyšší plán se nazývá Pojistné a účtuje se za technika měsíčně. Můžete získat a21denní bezplatná zkušební verzeněkterého z plánů SuperOps.

VÝBĚR REDAKCE

SuperOpsje naší nejlepší volbou pro nástroj pro dokumentaci IT, protože je součástí širšího cloudového balíčku nástrojů pro poskytovatele spravovaných služeb. Tento systém doplňuje systémy RMM a PSA v balíčku SuperOps tím, že poskytuje metodu pro vytváření školicích systémů, podpůrných skriptů, průvodců řešením problémů a článků znalostní báze. Tato služba zahrnuje cloudové úložiště pro vaši dokumentaci a jeden z plánů je první rok zdarma.

Stažení:Získejte 21denní bezplatnou zkušební verzi

Oficiální stránka:https://superops.ai/signup

VY:Na bázi cloudu

2. NinjaOne (ZKOUŠKA ZDARMA)

NinjaOne – dříve NinjaRMM – je balíček nástrojů pro vzdálené monitorování a správu pro použití techniky MSP. Tento balíček obsahuje Dokumentační rámec IT který je určen pro použití operátory MSP při jejich snaze sestavit znalostní bázi na systémech klientů. Tuto službu lze použít ke shromažďování faktů o IT systémech, které MSP spravuje, a může také obsahovat pokyny a vyhledávací skripty pro řízení pracovních postupů techniků.

Balíček dokumentace nabízí knihovnu šablony který vyhovuje různým požadavkům pro různé typy nástrojů, jako je Active Directory nebo síťové uzly. Tento automatizovaný formát zrychluje systém dokumentační proces a funguje jako průvodce sestavením dokumentu.

Klíčové vlastnosti:

• Navrženo pro poskytovatele spravovaných služeb
• platforma SaaS
• Vytváří podpůrné skripty a dokumentaci stavu systému

Jakmile je dokument vytvořen, je uložen do hostované v cloudu knihovna dokumentace a zapojena do specifického informačního stromu. To umožňuje rychlý přístup k příslušným informacím a může vytvořit řadu příruček pro techniky. Dokumenty jsou prohledávatelné a lze je vyhledat pomocí vyhledávače zabudovaného do přístupového portálu informační knihovny.

Když manažeři nastaví pracovní postup pro konkrétní úlohy správy systému, mohou tento úkol nasměrovat na související dokumentaci. To velmi pomáhá technikům, protože to může být nabízeno v úrovně detailů . Nový člen týmu tak má v případě potřeby přístup k dalším informacím o pozadí, zatímco ti, kteří provádějí běžné úkoly, nebudou zabřednuti zbytečnými tipy. Stručně řečeno, knihovna dokumentace je tu pro podporu, ne proto, aby překážela a zpomalovala techniky.

Klady:

• Podporuje více než 120 integrací, což z něj činí solidní volbu pro již zavedené organizace
• Rozhraní lze přizpůsobit jak pro monitorovací klienty, tak pro správu inventáře zařízení
• Vestavěný vzdálený přístup se vzdálenými příkazy umožňuje technikům odstraňovat problémy bez zahájení relace
• Flexibilní cenové balíčky – skvělé pro sítě všech velikostí

Nevýhody:

• Rád bych viděl delší zkušební dobu

NinjaOne je sada nástrojů a účtuje se za každého technika, takže úplná sada funkcí je k dispozici MSP všech velikostí a dokonce i nezávislým technikům podpory na volné noze. Jak je systém doručené z cloudu , nemusíte udržovat vlastní infrastrukturu na místě a balíček lze dokonce použít ke spojení a distribuováno , domácí tým. NinjaOne nezveřejňuje svůj ceník, ale cestu svého kupujícího můžete zahájit přístupem k a14denní bezplatná zkušební verzenebo vyhledejte bezplatnou cenovou nabídku pro vaši situaci.

NinjaOne Start 14denní zkušební verze ZDARMA

3. Vyjměte to (ZKUŠEBNÍ ZKOUŠKA ZDARMA)

Ven je platforma SaaS, která zahrnuje obojí automatizace profesionálních služeb (PSA) a vzdálené monitorování a správa (RMM) systémy pro poskytovatele spravovaných služeb. Balíček PSA obsahuje systém prodeje vstupenek, který je řízen uživatelským přístupem k zákaznickému portálu. Systém Zákaznického portálu má a znalostní báze prvek, kde můžete nastavit dokumenty, které obsahují vysvětlení funkcí systému a návody, jak je používat.

Znalostní základna rámec není jen pro dokumentaci, kterou uživatelé potřebují. Systém také vytváří cesty a samostatné databáze dokumentů technická pomoc informace. Toto další úložiště dokumentů je pro přístup techniků MSP a obsahuje skripty rozhovorů, systémová data a odstraňování problémů průvodci.

Klíčové vlastnosti:

• Cloudový systém
• Zákaznický portál
• Rámec znalostní báze
• Dokumentace pro použití techniky

Mezi další funkce správy informací v Atera patří schránka na hesla . To předává přihlašovací údaje do systémů, ke kterým se přistupuje, takže technici nemají příležitost je vidět. To vytváří silnější zabezpečení pro systémy, které MSP spravuje.

Atera je a předplatitelský balíček které lze vyplácet měsíčně nebo ročně. Měsíční sazba vychází u ročního tarifu levněji, musíte však zaplatit předem celé období předplatného.

Existují tři plány k dispozici pro Atera, což zpřístupňuje službu všem podnikům – postupně vyšší tarify mají více funkcí a jsou dražší. Systém prodeje vstupenek, zákaznický portál a rámec znalostní báze jsou součástí všech plánů.

Atera nejen dodává software pro vytváření znalostní báze, ale také hostí databázi dokumentů a prezentuje je uživatelům. Všechny obrazovky pro zákaznický portál jsou bíle označený takže je můžete označit svou firemní identitou nebo identitou vašich klientů. Systém je multitenant, což znamená, že data a nastavení pro každého klienta jsou v systémech Atera uchovávána odděleně.

Klady:

• Lehký cloudový nástroj
• Vytvořeno s ohledem na MSP a zahrnuje vestavěné nástroje RMM a PSA
• Rámec je vysoce přizpůsobitelný, díky čemuž je Atera extrémně flexibilní
• Může škálovat a podporovat více databází v prostředí s více klienty
• Balíček cen zpřístupňuje Atera firmám jakékoli velikosti

Nevýhody:

• Atera je zaměřena na MSP, menší organizace nemusí využívat všechny funkce pro více nájemců

Všechny konzoly a řídicí panely systému jsou hostované na serverech Atera a lze k nim přistupovat odkudkoli prostřednictvím libovolného standardního webového prohlížeče. To je i případ zákaznického portálu.

Službu Atera můžete posoudit na azkušební verze zdarma.

Začněte bezplatnou zkušební verzi

4. N-schopný pas

N-schopný pasbyla koupena SolarWinds, předním výrobcem nástrojů pro správu IT infrastruktury, v dubnu 2019. Prostřednictvím série nákupů vytvořila N-able výkonnou divizi, jejímž cílem je poskytovat podpůrný software pro poskytovatele spravovaných služeb, přičemž Passportal je nyní součástí N- schopné dělení.

Passportal nabízí kombinaci služeb pro MSP. Jeden je systém správy hesel a další je správce dokumentů . I když se ta služba jmenuje Správce dokumentů , je součástí sady Passportal a do společnosti N-able přišla nedávnou akvizicí.

Klíčové vlastnosti:

• Cloudové úložiště dokumentů
• Schránka na hesla
• Vhodné pro poskytovatele spravovaných služeb
• Rámec znalostní báze
• Vnitropodnikové průvodce nebo samoobslužné pokyny pro uživatele

Správce hesel Passportal a Správce dokumentů tvoří jádro Apartmá Passportal . Není možné se přihlásit k odběru dokumentového systému bez použití správce hesel.

Pas je cloudovou službou a je zaměřen na MSP. Očekává se, že MSP budou dokumentační systém používat interně a také jej nasadí k poskytování úložiště informací pro klientské společnosti a jejich zaměstnance. Například MSP může výstavbou snížit počet zaměstnanců klienta, kteří volají na help desk svépomocná znalostní základna který vysvětluje, jak vyřešit problémy v síti klienta.

Logika za sloučením poskytování správců hesel a úložišť dokumentů spočívá v tom, že tyto dvě oblasti podporují většinu hovorů, které zaměstnanci klientů uskuteční na Help Desk poskytovaný MSP.

Dokumentový systém je obojí úložiště informací , editační sada , a systém formátování prezentací . Systém začíná tím, že navede MSP, jaké informace získat od techniků pracujících pro klientskou společnost, když MSP poprvé uchází o zakázku.

Znalost systému klienta je nezbytná pro sepsání přesné servisní smlouvy. Jakmile začne pracovní vztah, je třeba vyzvat techniky klienta, aby předali své znalosti o systému, který provozují.

Klady:

• Podporuje automatickou synchronizaci Active Directory přes LDAP
• Podporuje použití více nájemci – skvělá funkce pro MSP
• Podporuje hlášení shody pro identifikaci slabých hesel a vynucení změn na základě zásad
• Běží v cloudu – navrženo pro škálování
• Uživatelé si vygenerují svůj vlastní šifrovací klíč, čímž zajistí svá cloudová data od třetích stran, včetně služby Passportal

Nevýhody:

• Menší sítě nemusí mít prospěch z nástrojů pro MSP/podniky, které Passportal nabízí

Tyto informace lze destilovat do SOP uložených ve správci dokumentů. Krok za krokem může MSP vytvořit definici systému , jak jej provozovat a jak jej zaměstnanci využívají. Některé z těchto informací se stanou vodítkem pro techniky MSP a některé se stanou průvodci odstraňováním problémů, které uživatelům systémů klientů umožní opravit jejich vlastní problémy. Můžeš požádat o demo na jejich stránkách.

5. IT lepidlo

IT lepidloje hlavním soupeřem N-able Passportal. Toto je dokumentační systém, ve vlastnictví Kaseya , významný dodavatel softwaru MSP. IT Glue také kombinuje správu hesel a dokumentů ve stejné službě.

Přestože je společnost ITGlue vlastněna výrobcem sad PSA a RMM, neomezuje svou interoperabilitu na sesterské produkty. Samozřejmě existují integrace pro ITGlue se systémy PSA a RMM společnosti Kaseya, tzv BMS pokladna a pokladna VSA . Dokumentační systém se také integruje s konkurenčním softwarem MSP vyráběným společnostmi Pulseway, ConnectWise a N-able.

Klíčové vlastnosti:

• platforma SaaS
• Vytvořte samoobslužný portál
• Systémová dokumentace
• Schránka hesel

IT lepidlo je cloudová služba který je zpoplatněn předplatným. Správa služeb je k dispozici ve třech edicích: Základní , Vybrat , a Podnik . To jsou všechny ceny za uživatele a měsíc s minimálním počtem pěti zaměstnanců – ačkoli edice Enterprise je k dispozici pro jednoho až čtyři uživatele za mnohem vyšší měsíční cenu než tarif pro pět uživatelů. Neexistuje žádná místní možnost. Všechny plány zahrnují platformu dokumentace. Služba poskytuje editor znalostní báze/wiki ve stylu, který také poskytuje strukturu úložiště informací.

Nabídka IT lepidel nástroj pro zjišťování systému jako doplňková funkce, která není součástí standardních edic. Tento autodiscovery systém automaticky prozkoumá hardwarové a softwarové zásoby sítě a všechny je zdokumentuje.

Systém IT Glue vytváří rámec pro dokumentaci, poskytuje šablony pro psaní a strukturuje zaznamenané informace pro prezentaci. Poskytuje také úložný prostor pro základnu dokumentů a rozhraní pro tvůrce a spotřebitele úložišť dokumentů. Veškerá komunikace se službou ITGlue je chráněno šifrováním , stejně jako data uložená na serveru IT Glue.

IT Glue vyrábí alternativní balíček s názvem MyGlue. Systém MyGlue je samoobslužná platforma, ke které se koncoví klienti přihlašují přímo, zatímco IT Glue je určené pro MSP zpřístupnit informace zaměstnancům klientské společnosti. MyGlue zahrnuje resetování hesla a vytváření znalostní báze.

Klady:

• Funguje dobře v prostředí MSP i ve středně velkých organizacích
• Nabízí robustní knihovnu šablon, abyste mohli rychle začít
• Spravuje dokumentaci i přihlašovací údaje
• Má širokou škálu integrací a doplňků do jiných produktů

Nevýhody:

• Pokud je poměrně rozsáhlá a může chvíli trvat, než plně prozkoumáte všechny možnosti a doplňky IT Glue

6. ITBoost

ITBoost je ve vlastnictví ConnectWise , která je dalším významným výrobcem systémů pro správu infrastruktury. Je také předním dodavatelem softwaru pro MSP. ITBoost, ITGlue a Passportal jsou tedy ve velmi těsné konkurenci.

Stejně jako jeho hlavní rivalové je ITBoost cloudová služba zaměřená na MSP a zahrnuje také služby správy hesel a trezor hesel. Dokumenty vytvořené ITBoostem mohou prezentovat informace interním uživatelům nebo externím uživatelům. Dokumenty pro externí uživatele zahrnují formát formuláře zpětné vazby, který umožňuje zaměstnancům vašich zákazníků poskytnout hodnocení služeb MSP.

Klíčové vlastnosti:

• Součást rodiny ConnectWise
• Vytvářejte nebo importujte dokumenty
• Rámec správy knihoven

Systém ITBoost tuto schopnost má k importu dokumentů a obsahuje také editor. Další zajímavou funkcí je možnost získávat informace z lístků podpory. Zařízení pro shromažďování dat, struktura prezentace a šablony dokumentů se kombinují tak, aby podporovaly vytváření standardních operačních postupů pro zaměstnance MSP a znalostní základnu pro podporované uživatele.

ITBoost má řadu funkcí, které spoléhají na koexistenci ConnectWise na webu – Ovládání ConnectWise , ConnectWise Automate , a Správa ConnectWise . Zahrnuje také záznam konfigurací zařízení, což pomáhá dokumentovat systémy, které MSP spravuje.

Komunikace přes internet a úložiště dat na serverech ITBoost jsou z důvodu bezpečnosti šifrovány.

Klady:

• Cloudová správa dokumentů umožňuje organizacím škálovat své znalostní báze bez nákladů na infrastrukturu
• Umožňuje interní a externí články KB, které pomohou jak zaměstnancům, tak klientům řešit problémy
• Kontroly revizí chrání a auditují dokumenty

Nevýhody:

• Zkušební verze je pouze 14denní, prospělo by jí delší testovací období

Přestože je ITBoost majetkem ConnectWise, lze jej integrovat s konkurenčními systémy PSA, které mimo jiné poskytují Kaseya a Pulseway. Integruje se také s balíčky RMM vyráběnými podobnými společnostmi Ven , N-schopný , a Pokladní . Integruje se také s ITGlue, Slack a řadou telefonních systémů VoIP. ITBoost je k dispozici na 14denní bezplatná zkušební verze .

7. Soutok

Confluence je produktem australského softwarového domu, atlasský . Jedná se o velmi úspěšný systém pro správu dokumentace, spolupráce a znalostí. Atlassian také vlastní Ano , nástroj pro řízení projektů, a oba systémy se integrují a vytvářejí sadu podpory projektů.

Kombinace Jira pro plánování a řízení projektů s Soutok pro dokumentaci a komunikaci je mezi nimi velmi populární agilní vývojové týmy . Confluence byl popsán jako soukromá platforma sociálních médií pro firmy. Nástroj je k dispozici od roku 2004 a od té doby se radikálně změnil. Zpočátku to bylo velmi podobné typickému formátu Wiki. Od té doby se však změnil jak operační způsob systému, tak styl rozhraní.

Klíčové vlastnosti:

• Integruje se s Jirou
• Zajišťuje projektovou dokumentaci
• Protokolování auditu

Vzhled a účel stránek vytvořených v Confluence jsou velmi přizpůsobivé a jsou poháněné šablonami . Výsledný dokumentační systém vypadá spíše jako web. Různé typy stránek umožňují vytváření oznámení, prohledávatelné znalostní báze a stránky skupinových komentářů.

Nástroj obsahuje řízený editor , což usnadňuje tvorbu stránek prostřednictvím šablon. Předem psané dokumenty mohou být importovány do systému dokumentů vytvořeného Confluence . Účelem Confluence je však spíše podporovat vytváření dokumentů vytvořených v prostředí než fungovat jako úložiště dokumentů, ačkoli úložný prostor je součástí online přístupových plánů nástroje.

Confluence je k dispozici jako cloudová předplacená služba nebo jako on-premise software . Kupující mají při zvažování tohoto softwaru pět možností. Existují tři edice pro cloudovou službu a dvě možnosti nákupu místního softwaru.

Jsou to tři edice Cloud Confluence Volný, uvolnit , Standard , a Pojistné . Malá firma by si s bezplatnou verzí vystačila. Zatímco verze Standard a Premium umožňují až 5 000 uživatelů na účet, bezplatná verze je omezena na 10. Nejdůležitější funkcí navíc u dvou placených verzí je protokolování auditu. Verze Premium má oproti standardní verzi mnoho doplňků, ale tím nejdůležitějším je zahrnutí analytického modulu. Dalším rozdílem je úložný prostor s bezplatným účtem, který získává 2 GB, standardním účtem s 250 GB a neomezeným úložištěm pro edici Premium.

On-premise verze, tzv Server , lze získat za jednorázový poplatek, ale musíte se rozhodnout o počtu uživatelů, kteří budou mít přístup k softwaru, protože to je jediný faktor, který ovlivňuje cenu. Vyšší místní vydání se nazývá Datové centrum . Cena je uvedena na rok a zahrnuje zálohování dat v cloudu.

Klady:

• Integruje se do populárních platforem, jako je Jira
• K dispozici v cloudu nebo on-premise
• Umožňuje vysoce stylizovanou vlastní dokumentaci

Nevýhody:

• Chtěli byste vidět více možností exportu pro přehledy
• Vhodnější pro malé až středně velké sítě

8. DokuWiki

Pokud chcete vytvořit tradiční formát Wiki pro vaši IT dokumentaci, pak máte mnoho možností editoru a správy dokumentů. Většina z nich je zdarma. Pravděpodobně nejlepší ze všech editorů Wiki je DokuWiki.

Velkou výhodou DokuWiki je její jednoduchost. Díky tomu se editor a software pro správu dokumentů snadno udržují. Systém nepotřebuje přidruženou databázi pro indexování nebo ukládání dokumentů. Místo toho funguje systém pro doručování obsahu DokuWiki textové soubory jako zdroj dat .

Klíčové vlastnosti:

• Zdarma k použití
• Vytvoří formát Wiki
• Nabízí funkci vyhledávání dokumentů

Tento systém pro správu obsahu dokumentů byl poprvé vydán v roce 2004. Balíček tedy existuje již dlouhou dobu, což z něj činí dobře zavedený a stabilní software.

Tohle je multiplatformní program , takže se nemusíte obávat, že máte správný typ serveru pro hostování kódu. Jelikož se jedná o bezplatný software, neexistuje žádná cloudová verze DokuWiki. Lze jej však nainstalovat na Virtuální server AWS pokud nechcete udržovat místního hostitele.

Jednoduchý bezplatný systém správy dokumentů má několik skvělých funkcí, které zahrnují kontrola verzí se zachováním každé verze, Řízení přístupu , šablony , a zásuvný systém pro rozšíření funkčnosti nástroje.

Nástroj se neomezuje pouze na zobrazování západních textů. Je také schopen ukázat mimoevropské znakové sady , jako je čínština, arabština a hebrejština. CMS má integrovaný systém indexování a dokončená obrazovka Wiki obsahuje plně funkční vyhledávací zařízení.

Pokud vám nevadí hostovat software on-premise a nechcete platit za správce dokumentů, pak by tento nástroj mohl být odpovědí, kterou hledáte.

Klady:

• Skvělé pro ty, kteří chtějí vytvořit svůj vlastní dokumentační systém
• Zcela zdarma k použití
• Robustní funkce vyhledávání

Nevýhody:

• Dostupné pouze on-premise
• Chybí placená podpora

Výběr softwaru pro dokumentaci IT

Tato recenze představuje pouze malý počet možností. Hlavní rozhodnutí, které budete muset učinit, je, zda chcete hostovaného správce dokumentace, nebo zda chcete software udržovat ve vlastních prostorách.

Online i interní strategie mají mnoho výhod. Někteří IT manažeři se prostě necítí sebevědomě hostovat své business intelligence mimo zabezpečené prostory svých vlastních společností. Pokud vás to popisuje, pak máte v tomto seznamu dvě možnosti ve formě DokuWiki a Soutok . Na tomto seznamu jsou čtyři hostované služby, protože tato konfigurace se stává stále dostupnější, protože na trh přichází více společností.

Placené nástroje na tomto seznamu mohou být poměrně drahé. Pokud jste však malá společnost nebo startup s velmi malými útraty, pak máte na tomto seznamu dvě bezplatné možnosti, ze kterých si můžete vybrat: DokuWiki a bezplatné vydání Confluence .

Psaní vaší IT dokumentace v editorech těchto nástrojů pro správu dokumentů je lepší nápad než jen skenovat vaše stávající papírové knihovny dokumentace. Speciálně formátované systémy pro správu obsahu jsou při poskytování IT dokumentace lepší než tradiční celostránkové dokumenty, protože mohou zpřístupnit krátké popisy a rychlé tipy, stejně jako úplné uživatelské příručky a procedurální manuály.

Používáte některý z nástrojů v našem seznamu? Jaké aspekty vašeho současného systému správy dokumentů IT vás přiměly k jeho výběru? Zanechte zprávu v Komentáře sekce níže, kde můžete sdílet své názory s komunitou.

Časté dotazy k softwaru pro IT dokumentaci

Jak mohu zpřístupnit svou IT dokumentaci v mnoha geografických lokalitách?

Toto je problém pro Google Workspace. Chcete-li se vymanit z omezení geografické oblasti, stačí nastavit oblast pro vaši organizační jednotku Žádná preference .

Nestačí použít Dropbox pro můj projekt dokumentace IT?

Používání osobních účtů Dropbox každým členem týmu není pro projekt dokumentace IT uspokojivým řešením, protože tento scénář postrádá bezpečnostní kontroly a centrální kontroly knihovny dokumentů.